6 dokumenthåndteringsprogramvare for å forbedre effektiviteten på kontoret

Adventen av skylagring har utelukkende eliminert stresset ved å håndtere rotete papirarbeid. Derfor kan arbeidsgivere spare tid og samtidig forbedre arbeidsflyten. Så, hvis du ønsker å redusere bruken av papirdokumenter og forbedre effektiviteten, er du på rett sted. Denne artikkelen gir deg seks av de beste dokumenthåndteringsprogramvarene å velge mellom.

Dokumenthåndteringsprogramvare, ellers kjent som Document Management Systems (DMS), er dataprogrammer, spesielt utviklet for å spore, strømline og administrere dokumenter og arbeidsflyt, med hovedmålene for å redusere arbeidsbelastning og øke arbeidsflyten.

Følg gjennom dette innlegget, for å få en omfattende oversikt over noen av de beste tilgjengelige verktøyene for å håndtere dokumenter.

Hva er den beste dokumenthåndteringsprogramvaren for PC?

1

eFileCabinet

eFileCabinet er uten tvil den ledende dokumenthåndteringsprogramvaren i dag. Den er bygget for å lette lagring, gjenfinning og deling av kontorfiler. Programvarens funksjon går imidlertid utover dokumenthåndtering, da den også er utstyrt med regnskaps- og HR-styringsverktøy.

eFileCabinet er vert for to støttevarianter: den stasjonære versjonen (Windows 10 kompatibel) og den mobile versjonen, spesielt utviklet for mobile enheter.

Denne dokumentbehandlingsprogramvaren er vert for en funksjon som kalles "cloud-view", som gjør det mulig for brukerne å sikkerhetskopiere filene deres på skyen, direkte via programvarens plattform. Med dette kan brukerne enkelt se og trekke ut filer via en hvilken som helst enhet, forutsatt at en slik enhet er koblet til internett.

EFileCabinet oppfyller også alle nødvendige bransjeoverensstemmelser, inkludert SEC, HIPAA, FINRA og andre standardkrav.

Videre fungerer programvaren perfekt med SecureDrawer, en unik delingsfunksjon som fungerer som en end-to-end fildelingsplattform mellom deg og dine klienter. Den kan integreres sømløst med en rekke tredjeparts programvare som MS Outlook, sikker e-signatur, skannere, skrivere og mer.

Lastl, . eFileCabinet dokumenthåndteringsprogramvaren tilbyr både online og on-premise tjenester. Programvaren tilbyr to uker gratis prøveversjon til nye brukere, hvoretter de kan abonnere på en betalt plan til en startpris på $ 15.

Last ned eFileCabinet

2

OpenKM

OpenKM er uten tvil en av de mest populære dokumenthåndteringsprogramvarene i markedet. Det er en svært allsidig enterprise-grade management software, som er bygget for å utføre kontoroppgaver, alt fra dokumenthåndtering til arbeidsflytautomatisering til administrative funksjoner.

Verktøyet er spesielt utviklet for Windows-datamaskiner. Det kan imidlertid også nås via en rekke andre stasjonære operativsystemer som Linux.

I utgangspunktet er dokumentstyringsprogramvaren vert for et dynamisk sett med moduler som kjører hele administrasjonsoperasjonen til programvaren. Noen av disse modulene inkluderer: Elektronisk fakturering, eSignatur, kryptering (for filkryptering og dekryptering), strekkode, postarkivering og mer.

Programvarens fleksible design gjør det også mulig å integrere med relevante kontorverktøy som AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office og mer. Den har også et pluggbart autentiseringssystem, som kan kobles til eksterne databaser eller servere som SQL, Oracle, MySQL og få andre.

På bakgrunn av det foregående gir brukerne mulighet til å strømlinjeforme hele arbeidsflyten for å forbedre effektiviteten. Derfor er denne dokumenthåndteringsprogramvaren sett av mange som mer av en prosjektstyringsprogramvare enn en vanlig dokumentbehandling.

OpenKM tilbyr to grunnleggende planer for nye brukere: OpenKM Community og OpenKM Professional . Den tidligere er tilgjengelig gratis (med begrensede funksjoner), mens den sistnevnte, med kraftigere funksjoner, er en betalt plan, og den tilbys med tilbud (tilpasset prising).

For å få mer informasjon om programvarens system og nedlastingskrav, logg deg på OpenKM nedlastingsnettsted.

Last ned OpenKM

3

Templafy

Templafy er uten tvil en av de beste dokumenthåndteringsprogramvarene i markedet i dag. Det er et allsidig verktøyverktøy, som er designet for effektivt å lagre, hente og dele kontordokumenter. Det er en skybasert plattform som støtter alle former for datasystemer og mobile enheter.

For enkelhets skyld er det også utpekte versjoner for skrivebordet (Windows inkluderende) og smarttelefoner (mobilapps).

I utgangspunktet letter Templafy lagring av filer og teamsamarbeid ved å eliminere den konvensjonelle, uensartede prosessen med å jobbe på tvers av ulike plattformer.

Dokumenthåndteringsprogramvaren strømlinjeformiserer alle viktige arbeidsplassverktøy, spesielt dokumentgenererende verktøy som MS Office, på en enkelt plattform, og gir deg dermed en enhetlig arbeidsflyt.

Videre er Templafy vert for et ganske navigativt grensesnitt, noe som gjør den ideell i et lavteknologisk arbeidsmiljø, da hvert lagmedlem kan gi tilbakemelding, dele filer og lage dokumenter med ufattelig enkelhet.

Alle disse kanaliseres via en enkelt feed, og overvåkes av administrasjonen (arbeidsgiver), for å sikre hvert krav og kvalitetsstandard er oppfylt.

Til slutt, som de mest holdbare verktøyverktøyene, kommer Templafy ikke billig. Faktisk er det beleilig en av de dyreste dokumenthåndteringsprogramvarene i markedet. Den er tilgjengelig til en fast abonnementsrente på $ 355 per måned. Det er imidlertid en gratis prøveperiode før full abonnement. Besøk deres offisielle nettside for å få mer informasjon.

Last ned Templafy

4

SutiDMS

SutiDMS, et produkt av SutiSoft, er en av de mest omfattende dokumenthåndteringsprogramvarene i markedet. Den er utstyrt med en rekke verktøy for styring og organisering av dokumenter, deling av filer, lagring av dokumenter og forbedring av teamsamarbeid.

Det er en online, nettbasert programvare som støttes over bord på både stasjonære og mobile enheter.

I tillegg har SutiDMS et sett med flerfunksjonsverktøy, som inkluderer et modifiserbart dashbord, dokumentbibliotek, OCR-dokumentopptak, flere integrasjoner (med MS Outlook, Gmail og Yahoo Mail), filfusjon, dokumentarkivering og oppbevaring, e-signatur og fora blant andre.

Programvaren tjener i utgangspunktet som den ultimate lagringsplassen, hvor du kan beholde alle dokumentene dine, og dens nettbaserte funksjonalitet sikrer at du når som helst tilgang til og henter dokumenter.

Ikke desto mindre tilbyr denne dokumenthåndteringsprogramvaren en bedriftsprising, som er tilgjengelig med tilbud.

Det er to lavere planer: Premium-planen og Professional-planen . Den profesjonelle planen er designet for maksimalt 10 brukere, og den er tilgjengelig i prisen på $ 18 per bruker (per måned). Premium-planen er derimot ment for en mellomstore organisasjon med mindre enn 500 ansatte, og den er tilgjengelig med en pris på $ 20 per bruker (per måned).

Last ned SutiDMS

5

FileHold

FileHold er en fullstendig integrert dokumenthåndteringsløsning, som inneholder ulike sett med funksjoner for å gi brukerne en sentralisert lagring og forenklet arbeidsprosess. Programvaren er en av de få dokumenthåndteringsprogramvarene, som er spesielt utpekt for Windows 10 PC og andre versjoner av Windows (7/8 / 8.1). Likevel kan den også nås via nettlesere på Linux- og Mac-datamaskiner.

Programvarens funksjoner er kategorisert under "standard", "valgfritt", "tilpasset" og "dokumentskanning og bildebehandling". Noen av disse funksjonene inkluderer metadataopptak (dokumentmerking), kalender, elektroniske skjemaer, eSignature, OCR (server side), automatisk fylling, SmartSoft-fange og mer.

FileHold har også muligheten til å integrere med et sett med tredjeparts programvare som MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint og mer. Alle disse letter filoppbevaring, gjenfinning og deling, samt arbeidsflytkoordinering.

Til slutt tilbyr FileHold to grunnleggende prisplaner; FileHold Express og FileHold Enterprise. Expressplanen er laget for små bedrifter med mindre enn 20 ansatte, mens Enterprise-planen er ideell for større organisasjoner eller grupper med mer enn 20 medlemmer.

Begge planens abonnementsrenter er imidlertid kun tilgjengelig med tilbud. Du kan sende en e-post til FileHolds salgsteam for å få et tilbud på bedriften din.

Last ned FileHold

6

M-Files

M-Files er en av de beste dokumenthåndteringsprogramvarene tilgjengelig i dag. Det er mest signifikant for sin "dupliseringsanalyse" -funksjon, som er utformet for å beskytte brukere mot duplisering av dokumenter. Det er en skybasert DMS; Derfor støttes den på både stasjonære og mobile plattformer.

Det er også utpekte desktopversjoner (for Windows 10 / 8.1 / 8/7), samt mobilapper for utvalgte mobilenheter.

Dessuten er denne dokumenthåndteringsprogramvaren for Windows 10 vert for en organisert lagring, hvor dokumenter er hensiktsmessig organisert og lagret. Den analyserer dokumentsøk ved å korrelere filnavn med andre relaterte indikatorer som datoer og prosjekter. Som sådan kan programvaren enkelt eliminere duplikater.

Dessuten forenkler den enhetlige plattformen arbeidsplasseffektiviteten ved å forbedre oppgaver som tildeles (fra arbeidsgiver til ansatte), oppgaveutførelse og levering (fra ansatte til arbeidsgiver). Sluttresultatet er forbedret produktivitet.

Videre er M-Files en fleksibel DMS, som enkelt kan integreres med verktøy som MS Office og en rekke CRM-verktøy som Salesforce. Dette gjør den ideell for nesten alle typer virksomheter. Det er også tre grunnleggende distribusjonsalternativer som tilbys, inkludert på premiss, skybasert og hybrid (kombinert).

M-Files tilbyr en måned gratis prøveversjon til nye brukere, hvoretter de enkelt kan oppgradere til bedriftsplanen, som tilbys med tilbud.

Last ned M-filer

Konklusjon

I dag er det redusert bruk av papirdokumenter over hele verden, med mange organisasjoner, skoler og regjeringsinstitusjoner som foretrekker det enkle å lagre papirpapir og mapper.

Derfor er det en kontinuerlig etterspørsel etter standard og varig dokumenthåndteringsprogramvare. Med hensyn til denne etterspørselen har vi samlet noen av de beste dokumenthåndteringsprogramvarene i markedet, for å legge til rette for beslutningstaking, om hvilken DMS du skal ansette for virksomheten din.

Anbefalt

Løst: Unreal Engine 4 starter ikke på Windows 10
2019
Jar-filer som ikke åpnes på Windows 10 [Fix]
2019
5 beste programvare for møbeldesign
2019